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办公室的类型与定位
来源:学习时报    作者:谢煜桐    2017-06-16 07:59:04

   不同层面、不同性质的办公室,其职能既有共同之处,又有不同之处。在宏观上对办公室作出不同的类型划分,有助于明确办公室工作定位,理顺内部关系,找准发力点,提高工作效率。

  办公室分类应该着眼有利于把握各类办公室的特点,合理配置各类资源,科学设置运作模式。办公室的特点不是办公室自身所能决定的,而是由其所在单位的特点决定的。不同职能的党政机关、企事业单位在国家政治生活、经济社会生活中所发挥的作用、扮演的角色,决定了其办公室的基本属性、基本特点与基本运作方式。笔者认为,办公室具有执行、保障单位正常运转等基本职能。同时,办公室又具有应急值守的职能,这也是一个基本的职能。也就是说,值“常”和值“急”,是办公室分类中诸多标准中的一个具有高度实践意义的标准。任何一个办公室,都要结合本单位、本系统所承担的社会职能、业务性质,来确定其内部处室设置、人员配置、运作关系,以达到科学运转、高效运转的目的。

  从理论上说,如果一个部门承担的社会管理职能中需要应急的成分较多,办公室值“急”的任务多,这样的办公室就可以归为值守应急型;如果一个部门承担的社会管理职能少,需要应急处理的事项少,它的办公室就可以归为文件运转型;在党政机关的高层,同样也是社会管理的高层,其办公室的特点是值“常”与值“急”并存,可以归为综合型办公室或者平衡型办公室。

  当然,以上关于办公室类型的划分,很大程度上是观念上的。事实上,很难绝对清晰划分这个部门的办公室就是值守应急型,那个部门的办公室就是文件运转型。但是作出这种相对的界定,也是有意义的。

  不同类型的办公室,在内部运行机制上有所不同,或者说存在不同的运作重心和运转模式。值守应急型办公室,值班室是其运转的枢纽,不仅是信息的入口,而且是办公室乃至整个单位的指挥所,是办公室的核心所在。文件运转型办公室,文电处室才是其办公室乃至整个单位的运转枢纽和核心,值班室仅仅是收发的窗口,是一个前沿环节。综合型办公室则是两个中心、两者并重,前面是值班室,主要处理应急,后面是文电部门,主要负责机关运转问题。“前店后厂”,前后呼应,彼此配合,协调运转。

  办文、办会、办事是办公室的基本职责或者说基本任务、基本工作。不同的办公室分类,实际上是指出了工作任务更多地在单位内部由哪个机构承担。把办公室划分为值守应急型、文件运转型和综合型,有助于加强和规范管理。如果是偏于应急型,就应把更多力量调配到值班室,赋予值班室更多职能;如果倾向于文件运转型,则应高度关注办文工作,严守程序,提高水平和质量;如果基本属于综合型,则需统筹兼顾、均衡发力。

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